在 Gmail 一鍵分享有空的時間，輕鬆安排客戶會議

今天來講怎麼在 Gmail 的插入會議時間功能，快速安排與客戶會議。

會議安排一直是日常工作中很重要的任務，不管是要求拜訪客戶、敲定客戶諮詢時段、發起跨部門專案會議、或是企劃邀請講師或來賓。有效率又得體的邀約，會讓受邀者覺得更舒服，提高會議的成功率。

為了能夠順利的邀約，我們通常需要寫一封確認的信件，類似：

○○經理 您好：

我想針對 △△ 專案安排一場會議，請問以下三個時間，是否有方便的時段。

● 08/08（一）10:00～17:00
● 08/09（三）13:00～16:00
● 08/10（五）10:00～15:00

煩請於【08／01（二）17:00】前回覆，感謝！

而在寫這類信件之前，你需要先打開日曆 Canlendar ，查看你自己有空檔的時段。

而對方回覆後，你也要再打開日曆，將活動記錄上去。

有時要來回確認好幾次，其實挺困擾。

Gmail 與 Google Calendar 的整合功能

好消息是，Gmail 現在提供一個超方便的「插入會議時間表」功能，能夠在信件編輯界面直接插入你的空檔時間，對方收到後能立刻確認並預約。這功能特別適合1對1會議及單一窗口的交流，而且最棒的是，免費版 Gmail 也能用！

操作步驟

打開信件編輯介面，在功能列右側展開進階選單，選擇「插入會議時間」並點選「提出你有空的時段」，啟動這個功能。(付費版不用打開進階選單，日曆圖示直接在最外層)

右側彈出簡化的日曆，你可以進行時段選擇

• 直接拖選你的空檔時段，可以選擇多個日期、設置不同的時段。

• 可以設定預定會議的長度，預設是 60 分鐘。

確認好時間段後，點選「下一頁」進入細節設定。

在這個畫面，你可以設定會議細節

• 活動名稱

• 活動持續時間

• 可用時段

• 更多資訊(會議地點)

  • 選擇「 Google Meet」，會直接產生 Meet 連結

  • 選擇「現場會議」，需要再額外設定地址

  • 選擇「語音通話」，在對方選擇預約時，會要求對方填入電話號碼。

  • 如果要透過 Zoom 或其它會議軟體，就要選擇「無/之後再指定」，把會議連結寫在說明欄裡。

設定完成後，點擊「新增到電子郵件」，加上簡單的說明就可以寄出。

對方收到後，可以清楚看到可選時段並直接點選預約。

確認時段後後，會跳出資料確認畫面，填寫聯絡資訊即可完成。

為什麼這功能更適合台灣職場？

這項功能把傳統的反覆溝通簡化成單一流程，大幅減少來回確認次數，也改善了邀約體驗。

對於台灣職場文化來說，在寄出會議通知前，提前打聲招呼並給對方選擇，是體貼對方感受的重要步驟。這個功能正好符合這樣的需求，讓邀約過程更得體又高效。

之前，Gmail 雖有整合日曆的功能，可以直接挑選參與人員的空檔時段，直接發出活動邀請。但這作法實在有點太粗暴了，我完全沒用過。也許這樣更適合西方的職場文化。

對於需要頻繁安排會議的職場人，「插入會議時間 - 提出你有空的時段」功能是個更符合邀約習慣的幫手。

結合信件模板、自動回覆等工具，會議邀約能一次輕鬆解決，不再是頭痛的任務。

趕快試試這個新功能吧！

如果你需要更多完整的流程設計，例如你是個獨立顧問，想要結合收款、會前提醒或事後問卷，請持續關注，我將陸續分享更多技巧。